Uma gestão eficiente perpassa um ponto muito importante: antever questões e ter soluções que permitam a organização a se inserir em novos contextos enquanto eles ainda não estão tão claros para todos. Mas como isso é possível? A resposta é simples: planejamento.
Em TI, essa conduta é fundamental. Estamos falando de uma área em profunda e constante mudança, principalmente graças à transformação digital. Assim, só é possível conseguir acompanhar e criar cenários favoráveis por meio do planejamento.
Porém, é importante saber diferenciar, também, os diferentes tipos de planejamento: tático, estratégico e operacional. Cada um deles é indicado para um determinado tipo de situação, e diferenciá-los é fundamental para ter bons resultados em seu negócio.
Pensando nisso, neste texto, vamos falar sobre o planejamento tático, estratégico e operacional, e apresentar alguns exemplos práticos para auxiliá-lo a entender quando utilizá-los. Boa leitura!
Qual é a importância do planejamento para uma empresa?
Muitos gestores e diretores, ainda crus no mercado, torcem o bico quando escutam falar em planejamento. Acreditam ser um processo chato e que consome um tempo produtivo considerável. Isso é uma falácia: o planejamento é um tempo de investimento para sua empresa.
Sem ele, é impossível alcançar o sucesso de fato. Afinal, como você vai saber em que ponto quer chegar, se não sabe onde está e o caminho que deve seguir? O planejamento oferece todos os subsídios para que o profissional de TI consiga entender o que deve ser feito, dentro do alinhamento determinado pela empresa, evitando falhas e dissonâncias com a política da organização.
Além disso, a elaboração de um documento de planejamento é um passo fundamental para que as empresas possam, posteriormente, cruzar resultados e avaliar se o que fora estruturado previamente surtiu os resultados esperados, e quais reformulações precisam ser feitas nos planos feitos anteriormente.
O que é o planejamento estratégico de TI?
O planejamento estratégico de TI é a primeira etapa do processo de organização, pois é o primeiro a oferecer as diretrizes necessárias para as demais etapas. Ele é norteado por orientações de missão, valores e princípios da companhia, com base em fatores ambientais externos e internos.
Essencialmente, ele norteia quais são as estratégias que serão implementadas no período de vigência do documento, sendo elaborado e de responsabilidade da alta direção da organização. Normalmente, estão presentes no processo os principais diretores, o CEO e o presidente, entre outros membros de alto escalão.
Ele exige uma visão holística do negócio — ou seja, precisa ser visto como um todo, sem desconsiderar as peculiaridades de cada área. Deve, assim, ser embasado em dados da organização por completa, sendo avaliados por softwares de gestão.
O planejamento estratégico tende a ser realizado para planos de longo prazo, para os próximos 5 a 10 anos. São norteados por uma visão ampla do negócio e não necessariamente são tão precisos sobre o que deve ser feito, já que não é possível antecipar, com detalhes, tudo o que será realizado em sua empresa ao longo dos anos.
Por se tratar de algo a longo prazo, precisa ser revisto e avaliado continuamente, a fim de realizar as adaptações necessárias para novos cenários, com base em dados gerados e que atualizem a situação.
O planejamento estratégico merece atenção e revisão constante na área de TI, principalmente pelo fato de ser um setor altamente dinâmico, com um panorama geral que muda rapidamente — afinal, cenário de 5 anos atrás mudou consideravelmente para os dias de hoje.
Ele leva como peso para a sua elaboração os fatores internos e externos, muito mais do que os demais tipos de planejamento. Por exemplo, é normal que considere uma matriz SWOT para a sua elaboração, levando em conta todas as forças, fraquezas, oportunidades e ameaças a longo prazo para o negócio.
Alguns objetivos estratégicos para a sua empresa de TI, e que podem ser inclusos nesse planejamento, são:
- aumento de produtividade em 20% ao ano;
- redução de custos em 10% no período;
- elevação dos conhecimentos e capacitação dos colaboradores, destinando mais verbas para esse fim, com crescimento gradual de 10% ao ano.
Para não perder o foco, principalmente por se tratar de um documento válido a longo prazo, é preciso que ele seja motivador e inspirador, e que faça com que os líderes e a alta direção o retomem constantemente.
Para que ele seja feito, é preciso definir questões importantes, como falamos, sobre a missão, os princípios e os valores. Para isso, considere algumas questões importantes para a sua empresa, tais como:
- qual é a sua identidade;
- o que a empresa oferece para o mercado;
- por que atua nessa área;
- qual valor é oferecido para o cliente e para a sociedade com essas atividades;
- em qual patamar está no momento;
- em que ponto quer chegar nos próximos anos;
- o que ela valoriza;
- o que são as falhas graves;
- como quer ser vista no mercado.
O que é o planejamento tático de TI?
O planejamento tático de TI é mais individualizado, destinado setor a setor. Muitas vezes, ele é focado em questões de um processo ponta a ponta, sendo o responsável por conseguir gerar as metas para determinado período e elaborar as condições nas quais elas devem ser alcançadas.
Tende a ser mais direcionado e específico do que o planejamento estratégico e, consequentemente, tem uma vida útil menor do que o anterior. Costuma ser elaborado para o período de 1 a 3 anos e exige cuidados para a sua atualização, já que podem ocorrer alterações nesse período que levem à necessidade de adaptações no documento.
Outra característica comum é a mudança nas pessoas responsáveis pelo processo de elaboração: por ser mais direcionado, tende a contar com alguns membros da diretoria e, também, com os líderes de cada área.
Deve-se lembrar que, hierarquicamente, o planejamento tático é subordinado ao planejamento estratégico, ou seja, ele não pode divergir das diretrizes traçadas pelo primeiro. Afinal, uma organização não pode ter ações que estejam em disparidade com seus valores, princípios e missões, não é mesmo?
Os planos são bem mais detalhados, como uma espécie de desdobramento do primeiro, transformando as diretrizes estratégicas em ações concretas.
Alguns pontos que podem ser incluídos nele são:
- elevar as metas de produtividade ao longo dos próximos 3 anos, bem como oferecer bonificação por cumprimento de objetivos;
- aplicar soluções de automação e metodologias lean que permitam uma redução dos custos de operação em sua empresa;
- implementar uma política de gratificação por qualificação.
O que é o planejamento operacional de TI?
O planejamento operacional de TI é bem mais prático, focado em ações e orientações que devem ser feitas em curto prazo (de 6 meses a 1 ano). É ele que determina as condutas e funções, de forma pragmática, do que deve ser feito.
Todos os níveis da organização devem estar envolvidos, seja em sua elaboração, seja em seu cumprimento, verificando e permitindo que todas as tarefas ali presentes sejam devidamente executadas, segundo as normas e diretrizes dos planejamentos anteriores, em busca de resultados específicos.
Nesse planejamento, especifica-se, estritamente, até mesmo quais serão as ferramentas adotadas para o cumprimento dos objetivos, os colaboradores envolvidos, as suas respectivas responsabilidades, o orçamento disponível, o cronograma a ser cumprido, entre outros pontos que permitem um controle mais preciso e específico no dia a dia.
Alguns exemplos de objetivos para o planejamento operacional de TI são:
- controle de produtividade por meio do uso de determinada ferramenta;
- adoção de softwares para implementação da automação;
- implementação da metodologia lean em 6 meses, bem como definição das métricas de avaliação da implementação;
- oferecimento de 20% de gratificação no salário por qualificação e aumento diante da obtenção de certificações importantes para o setor de TI.
Quais são as diferenças entre planejamento estratégico, tático e operacional em TI?
Como você pôde perceber, o que diferencia, essencialmente, esses três tipos de planejamentos são dois parâmetros: tempo de duração e aprofundamento do documento.
O planejamento estratégico possui uma maior duração. Consequentemente, pela dificuldade de antecipação de situações, tende a ser mais generalista. O planejamento tático é algo a médio prazo, e o seu aprofundamento também está em um meio termo, trabalhando com os gestores da alta direção e os demais líderes. Por fim, o planejamento operacional é de curto prazo, mas, ao mesmo tempo, detalha com maior precisão as ações a serem tomadas, focando em ações rotineiras.
Assim, eles são complementares entre si, ou seja, não há um que esteja acima do outro — todos são essenciais e fundamentais.
Além disso, é fundamental respeitar o grau hierárquico entre eles: não adianta, por exemplo, fazer um planejamento operacional sem as diretrizes de missão, valores e princípios gerados pela modalidade estratégica. Sendo assim, realize a sua elaboração de acordo com essa ordem.
Qual é a importância de investir em planejamento na área de TI?
O planejamento é fundamental para qualquer organização. Na área de TI, é impossível ter ganhos reais sem investir nisso. Afinal, é esse documento que orientará, por exemplo, o orçamento destinado a cada área, minimizando gargalos que impeçam o seu negócio de investir em outros pontos importantes.
Por exemplo, o planejamento pode nortear a transição para cloud computing e, com isso, deixar de gastar altos valores com manutenção de servidores físicos. O valor sobressalente pode, assim, ser repassado para outras áreas, de acordo com as necessidades mais urgentes do negócio — que serão determinadas, justamente, por um planejamento eficiente.
Além disso, o planejamento, seja ele de curto, médio ou longo prazo, determina quanto será necessário para que a empresa consiga alcançar os objetivos propostos. Se há, por exemplo, a perspectiva de abertura de uma nova filial nos próximos 5 anos, é preciso ter um controle financeiro visando esse objetivo, observando qual é a necessidade de crescimento ao longo do período para cumprir essa meta.
Outro ponto importante é a necessidade de criar um alinhamento entre setores, principalmente se você trabalha com novas metodologias de integração (como o DevOps). O planejamento, seja ele tático, estratégico ou operacional, deve dar as diretrizes de como os setores precisam atuar, principalmente no que concerne a sinergia entre eles.
Sem esse norte, cada gestor de TI pode trabalhar de uma forma. Nesse setor, no qual há metodologias de trabalho que podem atuar de forma incompatível com outras, torna-se necessário, portanto, encontrar formas de alinhar objetivos, metas e estratégias da organização como um todo.
O planejamento também não determina apenas as ações e condutas, mas também estabelece as métricas e a periodicidade para a avaliação. Afinal, para alcançar um objetivo final, é fundamental que os passos durante o caminho proporcionem os avanços necessários para esse fim.
Seguindo o exemplo da nova filial, é preciso verificar, por meio de métricas a curto, médio e longo prazo, se as estratégias para obtenção de verba estão dando certo. Caso contrário, pode-se pensar em mudanças que, quando implementadas, possam gerar maior lucratividade. Por exemplo, um maior investimento em marketing para obter mais clientes e, assim, gerar a rentabilidade média necessária para alcançar os objetivos propostos.
É importante ressaltar que o planejamento é a base de qualquer empresa. Além disso, os três tipos que listamos devem estar devidamente alinhados, sem que um atropele o outro. Se os objetivos, as metodologias e as ferramentas não estiverem alinhados, um atrapalha o outro — e as consequências podem ser altamente danosas.
Os benefícios do planejamento só serão obtidos se houver um comprometimento de todos os envolvidos. Caso contrário, o documento pode ser impecavelmente elaborado, traçar diretrizes e estratégias importantes, e não ser cumprido.
O resultado? Descontrole, desmotivação, falta de alinhamento, resultados ruins, falta de produtividade, entre outros problemas. O que era para trazer benefícios se torna, assim, um real desperdício de tempo. Por isso, mantenha a motivação dos seus colaboradores para seguir com os planejamentos propostos.
Como vimos, o planejamento tático, estratégico e operacional é um aliado importante para os negócios. Sabendo utilizá-los, principalmente na área de TI, é possível conseguir melhores objetivos e, com isso, ganhar em produtividade e rentabilidade, e melhorar a imagem no mercado. Aplique-os em seu negócio e saia na frente de seus concorrentes.
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