Como gestores, somos constantemente desafiados a encontrar maneiras de otimizar nossos processos, maximizar resultados e solucionar problemas de forma mais eficiente. Destaquei abaixo 4 ferramentas que, se utilizando diariamente nas operações de tecnologia da informação, são ferramentas poderosas que me ajudam muito a atingir e os objetivos almejados.
Então, neste pequeno artigo, vou compartilhar um pouco do contexto de cada uma dessas quatro ferramentas essenciais para nós, gestores, devemos incorporar na rotina diária.
1. Princípio de Pareto (80/20):
O Diagrama de Pareto é uma ferramenta muito útil para aumentar a produtividade. O Princípio de Pareto, também conhecido como 80/20, é uma das técnicas mais difundidas na gestão, quando aplicada em nosso dia a dia, ajuda-nos a priorizar nossas ações e recursos de forma mais eficaz, concentrando os esforços a nossa energia onde é extremamente necessário.
Exemplo:
20% das ações são responsáveis por 80% dos resultados.
80% dos problemas são representados por 20% das causas.
Com isso podemos direcionar os esforços do time de forma eficiente.
2. Gestão de Tarefas:
A utilização de ferramentas como Jira e Trello são essenciais para uma gestão de tarefas eficiente. Elas permitem que nós, gestores, acompanhemos o progresso das atividades, atribuamos tarefas aos membros da equipe e estabeleçamos prazos para conclusão. Proporcionam uma visibilidade clara das tarefas em andamento e dos prazos a cumprir, mantendo as equipes alinhadas e garantindo a entrega dos projetos dentro do prazo.
Com a utilização dessa gestão visual das tarefas em execução, é possível definir prioridades diárias e semanais, direcionando o time para o que realmente importa para os negócios.
3. Técnica dos 5 Porquês:
A técnica dos 5 Porquês é uma ferramenta simples e extremamente poderosa para identificar a causa raiz de um problema. Utilizando um processo iterativo de questionamento, ajuda os gestores a aprofundarem a análise de um problema até identificar sua verdadeira causa. Ao utilizar essa técnica, evitamos soluções superficiais, concentrando-nos verdadeiramente em resolver a causa raiz e eliminando o problema de forma definitiva.
4. KPIs (Indicadores Chave de Desempenho):
Os KPIs são métricas que nos ajudam a medir o sucesso de uma organização, atividade ou objetivo estabelecido.
Eles nos fornecem insights valiosos sobre o desempenho de nossas operações e nos ajudam a tomar decisões informadas. Ao definir e monitorar os KPIs relevantes para nossos objetivos, os gestores podem avaliar o progresso, identificar áreas de melhoria e tomar medidas corretivas quando necessário.
Observação com esse acompanhamento podemos fazer adoção do método PDCA para melhorar a performance dos indicadores.
Em resumo, é fundamental que nós, gestores, incorporarmos essas quatro ferramentas em nossas rotinas diárias de gestão, o que irá aumentar a eficiência, resolver problemas de forma mais eficaz e ajudar a alcançar os resultados desejados. Experimente implementar essas ferramentas em sua prática de gestão e veja como elas podem transformar a maneira como você trabalha.
