Por Tiago Oliveira
A tecnologia desempenha um papel fundamental em nossas vidas, e sua influência na forma como fazemos negócios e gerenciamos nossas tarefas diárias é inegável. Empresas e organizações investem pesado em tecnologia para alavancar suas operações, contribuir para a eficiência e mantera competitividade no mercado. Porém sabemos que muitos desses investimentos não são feitos de forma inteligente. Ou, ainda mais preocupante, a tecnologia adquirida não é devidamente utilizada. Isso é chamado de “débito tecnológico”.
Vamos entender esse famoso débito?
A lacuna tecnológica é um conceito que se dá pela diferença entre o potencial de utilização da tecnologia adquirida e a sua utilização eficaz dentro de uma organização. Dito isso, podemos entender que o débito tecnológico pode ocorrer de diversas formas, mas geralmente está relacionado a dois aspectos principais: os investimentos inadequados e o uso insuficiente da tecnologia adquirida.
Quando falamos de investimentos inadequados em tecnologia, podemos fazer uma relação direta com decisões precipitadas sem avaliação profunda e a falta de um mapa de correlação entre outras tecnologias e departamentos da empresa, assim intensificando o problema.
Tais investimentos muitas vezes são feitos sem um planejamento adequado com o intuito de atualizar a TI a qualquer custo, buscando tecnologias baratas ou até mesmo criando os famosos “puxadinhos” – que cá entrenós, são difíceis de manter em bom funcionamento ao longo do tempo.
Então sugiro que PARE TUDO, e:
• Reúna sua equipe e inicie um senso das tecnologias existentes para entender exatamente sua realidade e, claro, o quanto essa realidade já está custando a você;
• Levante, a partir disso, as necessidades da sua empresa, dos departamentos e principalmente dos seus clientes;
• Selecione fornecedores no mercado e procure entender de forma detalhada o que cada uma das tecnologias pode agregar e como elas se relacionam entre si.
• Crie uma análise, também de forma profunda, para implementação, com resultados-chaves e um detalhado desenho de transição;
• Já sabendo o quanto terá que investir, siga comas provisões financeiras e incrementais ao longo do tempo estipulado.
Para colocar todos esses passos em prática, conte com a Globalweb para conduzir e elaborar junto com você um completo PDTI – Plano Diretor de Tecnologia da Informação, trazendo transparência sobre todos os “cantinhos” da sua TI, para facilitar e abrir os caminhos para o avanço tecnológico, a redução de gastos e a adequação dos investimentos.
Outro ponto que normalmente leva as empresas para a armadilha tecnológica é a não utilização eficiente das ferramentas adquiridas. Esse ponto parece ser ainda pior, comparado ao que falamos anteriormente, pois o investimento já foi feito. Com a tecnologia dentro de casa, precisamos torcer para que a implementação seja tranquila. Mas sabemos que nem sempre é assim, por um fator simples: as áreas de investimento tendem a não inserir a TI em todos os níveis de tais aquisições, ou a levar todas as suas considerações para a decisão de compra. Mas este tema fica para um próximo artigo.
Com este novo desafio em suas mãos, são muitas as preocupações e cuidados que devem ser levados em consideração – falaremos sobre isso em seguida. Agora, quero convidar você a analisar alguns possíveis motivos para a não utilização eficiente dos produtos e serviços de tecnologia que você tem aí dentro do seu ambiente:
• Falta de conhecimento da tecnologia utilizada, levando à falta de aprimoramento;
• Desconhecimento do contrato que rege a utilização limitando as margens de gestão da ferramenta;
• Falta de uma topologia de sistemas da informação, podendo ter sistemas concorrentes dentro do ambiente;
• Falta de documentações de implementações efetuadas historicamente, dificultando a manutenção da ferramenta;
• Aliado ao tema anterior, mudanças de gestão ao longo do tempo, sem a devida documentação das ações, fazendo com que o curso inicial de utilização se perca;
• Treinamento de funcionários e novos funcionários;
• Falta de planejamento para aumento de escala, trazendo custos “surpresas” ao longo do tempo.
Se você se familiarizou com algumas dessas situações acima, não se desespere, mas ligue um alerta para uma melhor condução técnica dentro de sua empresa. Os efeitos de todo esse emaranhado de situações é a estagnação e a falta de credibilidade da TI.
E a pergunta que não quer calar é: como evitar todo esse caos e desgaste?
Vou elencar aqui algumas atitudes que vão trazer maior clareza e com certeza melhorar a tomada de decisão de toda a cadeia de sua empresa sobre novas ferramentas e a evolução tecnológica.
Etapa 1 – Mergulhando na causa
• Faça um levantamento da situação com os usuários das ferramentas para entender quais são as principais dificuldades na utilização;
• Reúna seus líderes e promova uma investigação de quais são as dificuldades no atingimento dos resultados que podem estar aliadas a problemas com as ferramentas;
• Faça um acompanhamento para saber quanto tempo suas tecnologias ficam indisponíveis ou com lentidão;
• Em uma reunião franca, ouça do seu time de TI quais são as vulnerabilidades e necessidades para sustentação.
Com todos esses dados em mãos, você já consegue tomar algumas decisões. Mas lembra que falamos sobre cultura? Então, vamos para a etapa 2:
Etapa 2 – Envolvendo o time
• Promova uma campanha de sugestões de melhorias, onde o que for pertinente a essas situações deve ser conduzido com a participação dos colaboradores que sugeriram;
• Promova os “defensores” da ferramenta, onde vão ser treinados (normalmente os fornecedores possuem faculdades de formação) para que sejam engajadores na utilização correta;
• Se possível, gere performance pessoal ou de resultados por meio da ferramenta, mostrando o poder que a ferramenta tem.
Etapa 3 – Ações ao longo do tempo
• Faça a categorização das melhorias levantando os requisitos e os custos para a aplicação;
• Em reunião com seus fornecedores, promova uma agenda para falar sobre todo o catálogo de serviços que a ferramenta pode fornecer e não esqueça também que você pode gerar um novo serviço integrando duas aplicações;
• Elabore um cronograma de melhorias e investimentos ao longo do tempo;
• Negocie com fornecedores e departamentos tais custos e implementações, sobrepondo suas prioridades;
• Eleja um gestor de implementação para condução e engajamento das ações;
• Elabore uma rotina de comunicação para todas as equipes;
• Crie rotinas de reuniões de evolução;
• E não esqueça de a cada passo realizado gerar as documentações, procedimentos e treinamentos necessários por meio dos seus engajadores.
Todas essas ações são fortes armas contra o débito tecnológico, mas principalmente contra a prisão que é gerenciar expectativas diversas, redução de custos e avanços tecnológicos sem ter uma base organizada e um bom PDTI.
Conclusão
É compreensível a preocupação em estar entre as empresas e corporações que utilizam tecnologias de ponta, mas investir em tecnologia é apenas o primeiro passo, pois os usos eficazes dessas tecnologias são igualmente importantes. Considerando toda essa abordagem até agora, podemos mitigar intensamente essa lacuna e trazer a TI para o seu real protagonismo. Pois até hoje ainda tem empresas que não dão a devida importância para essa área. Deixo o meu alerta para o que chamo de “escuro tecnológico” e espero que o alerta faça sentido para você e sua empresa também.
Reforço que o início desta jornada é a construção de um PDTI – Plano Diretor de Tecnologia daInformação, e a Globalweb pode te ajudar.
Até o próximo artigo.
