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Automação inteligente de processos: veja a nova forma de gerir empresas

Renato Panessa

Em um mundo competitivo, as empresas precisam pensar em diversos fatores distintos para conseguirem crescer e ganhar espaço no mercado. É necessário, por exemplo, pensar no bem-estar dos clientes e fornecer a eles uma experiência agradável.

Há, entretanto, muitas tarefas que devem ser seguidas para que o consumidor saia da sua empresa satisfeito. Em uma loja de roupas, por exemplo, a demora no atendimento pode fazer com que um cliente prefira comprar na concorrência. E você não quer isso, não é mesmo?

Por isso, a automação é hoje um caminho sem volta. Com clientes cada vez mais apressados, é necessário oferecer serviços mais rápidos também. Em setores como Recursos Humanos, Finanças e Vendas a necessidade também é enorme.

Neste texto, você entenderá quais são os benefícios da tecnologia para as empresas e como a automação de processos pode beneficiar os setores, trazendo redução de custos e aumento na produtividade.

Quer saber como isso é possível? Então, confira agora o nosso post. Boa leitura!

1. Como a tecnologia está transformando os processos internos das empresas

A tecnologia tem modificado a sociedade como um todo. O táxi perdeu espaço para os aplicativos de transporte, por exemplo. As lojas físicas precisaram se adaptar para continuar a prestar serviços em um ambiente digital. Já os e-commerce estão em constante crescimento.

Ou seja, a sociedade aprendeu a conviver com a tecnologia e gostou disso. Com ela, as tarefas pessoais e profissionais ficam mais fáceis de serem executadas, não é mesmo? Assim, é possível aumentar a produtividade.

Além disso, com a tecnologia, aumenta-se a quantidade de dados disponíveis para que as principais decisões empresariais sejam tomadas. Muitas vezes, as escolhas são realizadas de acordo com a opinião ou sentimento dos gestores. Entretanto, por vezes, os insights não se mostram exatos ou interessantes para o futuro empresarial.

Com a utilização de tecnologias (como o Big Data, por exemplo), é possível ter acesso a uma quantidade incrível de dados para transformá-la em informações relevantes para o presente e o futuro da empresa, ao entender quais são os padrões e hábitos de consumo.

Mas isso não ocorre apenas no ambiente domiciliar ou pessoal. As empresas também têm se transformado para ter cada vez mais controle sobre os processos empresariais.

Quanto maior é a automação existente em uma empresa, menos erros ocorrem e maior tende a ser a produtividade. Dessa maneira, é possível até mesmo diminuir o custo para o consumidor final.

Agora você entenderá o que é, de fato, essa automação de processos e como ela pode ajudar sua empresa. Confira.

2. Como funciona a automação de processos

Para começar, é necessário entender o que são processos empresariais, que são utilizados no dia a dia da empresa.

Pode-se dizer que tais processos são uma sequência de tarefas, em ordem, que contam com agentes, ferramentas e recursos que precisam ser utilizados para que um objetivo específico seja atingido.

Para exemplificar, você pode pensar nos vendedores de roupas. Inicialmente, é necessário recepcionar o cliente, entender o que ele precisa e procurar no estoque quais são as peças que mais se parecem com o que ele pediu. O último passo é repetido até que o consumidor fique satisfeito ou desista de fazer a compra.

Será que esse processo poderia ser automatizado? É claro que sim. Ao chegar à loja, o consumidor seria abordado pelo vendedor, que escuta normalmente as demandas do cliente.

Em vez de buscar as roupas, o vendedor porta um tablet para verificar quais são as peças com estoque. No dispositivo, ele controla uma tela dinâmica da empresa que mostra como cada roupa ficará no corpo do consumidor. Dessa forma, o cliente poderá se decidir com maior facilidade, evitando idas desnecessárias ao estoque ou mesmo o tempo longo que o usuário leva para trocar de roupa.

Embora você possa achar a ideia muito futurista, ela mostra de maneira clara quais são as vantagens que a loja de roupas e os colaboradores teriam, como:

  • menor cansaço ao trabalhador, uma vez que não precisará repetir os deslocamentos;
  • maior comodidade ao cliente, que poderá experimentar as roupas mesmo sem precisar ficar trocando;
  • menor quantidade de erros, uma vez que o vendedor sempre saberá sobre o estoque;
  • melhor experiência ao usuário, que poderá fazer sua compra em menos tempo e com maior praticidade;
  • maior controle do estoque;
  • maior facilidade para gerenciar as comissões e entender a performance dos colaboradores.

Mas, talvez, você pode dizer que não trabalha em uma loja de roupas, e sim gerencia uma equipe de Recursos Humanos. O legal é que a automação de processos pode ser criada para qualquer área e atividade.

3. Setores que se beneficiam com a automação de processos

Qualquer setor ou empresa pode se beneficiar da automação das etapas, já que, como você viu, qualquer atividade empresarial tem processos para execução. Confira agora quais são os mais beneficiados.

Automação de tarefas repetitivas

Os setores que mais se beneficiam com a automação de processos normalmente são aqueles que envolvem tarefas repetitivas. Como você viu em nosso primeiro exemplo, o vendedor de roupas voltava várias vezes para procurar qual era a peça que mais agradava o consumidor.

Nesse sentido, a automação é uma forma importante de se economizar tempo e energia dos colaboradores. Com isso, o funcionário poderá exercer suas capacidades com maior fluência e competência.

Imagine, novamente, nosso vendedor. Sem ter que voltar tantas vezes, ele terá mais condições de convencer o cliente a levar 2 peças em vez de 1, ou até mesmo fazer uma promoção interessante.

Nesse sentido, áreas como financeiro, vendas e Recursos Humanos, normalmente, são muito beneficiadas com a automação, já que diversas tarefas poderiam ser resolvidas de maneira automática. Com isso, os colaboradores poderiam pensar em maneiras mais interessantes de melhorar o setor.

Há, por exemplo, sistemas em nuvem que auxiliam e automatizam toda a gestão dessas áreas, dando instruções importantes de como melhorar a administração e gerar mais resultados para a empresa.

Automação de marketing

O marketing também é uma área que é requisitada com frequência pela automação. Isso acontece, principalmente, pela necessidade de dados que precisa.

Imagine, por exemplo, que alguém do time de marketing tenha que escrever todos os anúncios da empresa, um por um. Embora os gestores saibam quem é a persona, eles não conseguiriam fazer com que a publicidade fosse personalizada, já que isso dependeria de detectar as ações dos consumidores e indicar um produto ou serviço compatível.

Nesse sentido, o e-mail de marketing também é uma peça importante. Com ele, uma empresa pode planejar toda a jornada de compra do consumidor, levando-o do conhecimento do problema até a aquisição do produto ou serviço de maneira personalizada. De acordo com o interesse do usuário, novos conteúdos são enviados. Legal, não é mesmo?

4. Benefícios de implantar a tecnologia nos processos

São incontáveis os benefícios que uma empresa pode ter ao implementar a tecnologia nos processos. Veja agora os principais!

Planejamento estratégico

Com processos automatizados, você terá acesso a mais dados do que teria se eles fossem incluídos manualmente. Com isso, poderá ter gráficos e relatórios personalizados para a necessidade da sua empresa.

O setor de RH, por exemplo, poderá entender com detalhes e eficiência informações importantes sobre a quantidade de empregados, rotatividade nas equipes e gastos. Dessa maneira, será possível entender quais são os principais problemas do setor e o que fazer para resolvê-los.

Assim, você poderá propor estratégias para diminuir a rotatividade da equipe, atrair talentos, oferecer remunerações e benefícios condizentes com o perfil dos colaboradores etc.

Controle maior

Você faz o controle dos gastos pessoais contando o cafezinho da manhã e o sorvete da tarde? Embora seja recomendado, a verdade é que a maioria das pessoas tem dificuldades para fazer controles manuais.

Nesse mesmo sentido, imagine se cada gasto feito fosse sistematizado e automaticamente gerenciado. Seria mais fácil conseguir rastrear e gerir as finanças, não é mesmo?

Com os sistemas empresariais acontece a mesma coisa. Embora seja recomendável fazer os registros necessários com frequência, na prática nem sempre eles acontecem. Seja por esquecimento, ou por displicência dos colaboradores.

Então, com um sistema automatizado, as informações são gerenciadas mais facilmente, já que muitos dados serão incluídos de maneira automática.

Aumento na produção

Novamente, pensando no vendedor de roupas, tente imaginar quantos clientes a mais ele poderá atender se não precisar ir até ao estoque sempre e se o consumidor não necessitar ir até ao provador.

Provavelmente aumentará muito, não é mesmo? Da mesma forma, quando os colaboradores não precisam repetir as mesmas tarefas, a equipe pode produzir mais em menos tempo e ainda cuidar de estratégias para otimizar ainda mais os processos.

Diminuição de custos

Só os gestores de cada área sabem quanto recurso é desperdiçado das mais variadas formas. Seja com o uso incorreto de energia elétrica, seja na execução incorreta de algum processo.

Com a automação, menos erros são cometidos e, automaticamente, menores serão os custos derivados dele.

Retenção de Talentos

O sonho de todo gestor de RH é conseguir atrair os melhores talentos para a empresa e deixá-los à vontade para que possam ficar muitos anos na instituição.

Quando a rotatividade é grande, a tendência é que a empresa tenha maiores custos para fazer treinamento e realizar pagamentos de dívidas trabalhistas. Além disso, o trabalho perde intensidade, já que parte da equipe estará começando a desenvolver seus trabalhos.

Se a empresa pratica automação dos processos, ela se torna um diferencial para os atuais e futuros colaboradores da instituição. Ao saber que vão precisar executar apenas as funções para que foram contratados, a tendência é que fiquem mais motivados e interessados em manter o vínculo com a instituição.

Da mesma forma, quando existir uma vaga, mais pessoas se candidatarão, já que a fama de uma empresa boa para trabalhar se espalhará.

5. Consequências de não se preocupar em automatizar processos

Para começar, uma empresa que não automatiza os processos está longe da transformação digital, não importante no mercado. Isso significa que a instituição levará mais tempo para conseguir otimizar os resultados e aumentar a produção.

Veja agora, com mais detalhes, quais são os prejuízos.

Aumento de custos

Sem ter uma experiência com automatização, a empresa terá mais dificuldades em cortar recursos desnecessários dos setores. Dessa forma, muitas vezes investimentos importantes são excluídos, enquanto outros, que poderiam sair do planejamento, continuam.

Colaboradores mais estressados

Aquele vendedor provavelmente não iria se sentir muito motivado e satisfeito de fazer tantas viagens para atender o consumidor. Ainda que o colaborador se dedique, a energia dele seria sugada por tanto trabalho físico desnecessário.

Da mesma maneira, os setores de uma empresa que não têm automação se sentirão mais exaustos e nem sempre conseguirão entregar tudo o que a instituição espera deles.

Por isso, automatizar também é pensar na saúde mental e física de toda a equipe.

6. Por que algumas empresas ainda utilizam planilhas de Excel

Tudo bem, as planilhas são simples de serem feitas e representam baixíssimo custo para uma empresa. Baseando-se nesses princípios, muitas empresas as adotam, acreditando que estão tendo um grande custo-benefício.

A verdade, entretanto, é que há diversas soluções, inclusive em nuvem, para que as empresas de todos os tamanhos consigam plataformas e automatizações de acordo com as necessidades do negócio.

Nesse sentido, depois de ver tantos benefícios, vale a pena procurar pelas opções que mais se adaptem ao perfil do seu setor. Procurar por informações já é um dos passos mais importantes.

Por outro lado, as empresas que trabalham com planilhas mostram que a instituição já sabe que é fundamental investir em formas de controlar os processos de alguma forma. Há, ainda, os mais antigos que fazem tudo à mão. Com isso, os prejuízos tendem a ser ainda maiores, já que os erros se tornam inevitáveis.

De toda forma, trabalhar com automação de processos é inevitável. Em um futuro próximo, será muito difícil para as empresas se manterem competitivas sem a ajuda de plataformas inteligentes. Por isso, é interessante que você se antecipe e garanta que o seu setor faça parte das mudanças.

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